Cum să sortați, să aruncați și să stocați toate înregistrările dvs. pe hârtie

Păstrați chitanțele, documentele legale și facturile sub control cu ​​aceste sfaturi despre organizație.

Împinse în sertare sau în grămezi, poșta și documentele pot înghesui rapid un spațiu de lucru și pot înăbuși productivitatea. În timp ce restul casei dvs. poate fi mai ușor de păstrat în ordine, vom paria că nu acordăm același nivel de atenție și gândire organizării facturilor și a formularelor fotocopiate. Deși poate fi tentant să ascundeți hârtia până când aveți nevoie din nou de referință pentru fiecare piesă, nu ar trebui să renunțați la sortarea grămezilor de hârtie pentru încă un an. Iată cum se face o dată pentru totdeauna, potrivit unui expert în organizare.

cum să depozitezi un brad de Crăciun

Related: 19 Idei de organizare a biroului pentru a vă ordona spațiul

Începeți de la ușă.

Înainte ca diferite documente să înceapă să călătorească prin casa ta, Malaika Lubega - un organizator profesionist, decorator de interior și proprietarul Concepte Huza Home -spune că vă puteți da seama dacă trebuie să le sortați, să le aruncați sau să le păstrați imediat ce intrați pe ușa din față. 'Crearea unui & apos simplu; drop zone & apos; ajută la menținerea dezordinii de hârtie la distanță ”, spune ea. 'În propria mea casă, folosesc ceea ce numesc & apos; my do do box & apos; să conțină, să întrețină și să reducă dezordinea de hârtie. ' Lubega indică propria cutie cu capac din plastic, fabricată prin design (11 USD, target.com ) ca produs pe care oricine îl poate folosi, deoarece nu există nicio mizerie dacă este accidental răsturnat. „Desemnez o zi pe săptămână să sortez prin acest coș, să le îndepărtez, să mărunțesc și să reciclez orice altceva nu va mai rămâne”, adaugă ea.

Creați un sistem de sortare.

O modalitate de a vă ajuta procesul de sortare este prin crearea unui sistem de înregistrare. Acest lucru nu trebuie să fie complex. De fapt, Lubega spune că acest lucru vă va ajuta să urmăriți documentele care necesită atenție imediată față de cele pe care trebuie doar să le înregistrați. Recomandă utilizarea unui organizator de cuburi cu un buget redus, cum ar fi Raftul de organizare cu patru cuburi al pragului ( 50 USD, target.com ), împreună cu coșurile de fișiere ale revistelor, cum ar fi 62 Metal Magazine Filer al Project ( 13 USD, target.com ) și coșuri pentru țesături, cum ar fi Coșurile de depozitare a cubului Threshold ( 10 USD, target.com ), să păstreze totul în ordine. De aici, etichetați fiecare coș de reviste pe baza tipului de hârtie sau a nivelului de prioritate. Lubega le sortează pe fiecare cu aceste etichete: facturi, de făcut și de depus. Începând cu facturile, ea spune să le sorteze pe toate în fișierul lor separat, pentru a urmări fiecare dintre acestea care necesită atenție, cum ar fi facturile de utilități. Puneți documentele „de făcut”, care ar putea fi orice, de la notificări HOA și opțiuni de refinanțare la evenimente școlare viitoare și alte documente care nu necesită o notificare imediată, într-un coș individual. Apoi, după ce ați plătit orice facturi, ați finalizat impozitele pentru anul sau doriți să stocați proiecte memorabile de la un membru al familiei, puneți-le pe toate într-un coș de gunoi.

Depozitați pe termen lung.

În plus față de sistemul dvs. de sortare, adăugați foldere separate pentru stocare ușoară și acces la cele mai importante documente, cum ar fi facturile la gaz, electricitate și apă; documente pentru fiecare dintre dvs. Carduri de credit și bănci; și fișiere legate de locuințe. „În cadrul dosarelor, comandați înregistrările cronologic (cel mai recent în față)”, notează Lubega. „Vă poate ajuta să urmăriți cât timp a fost ceva în dosar și puteți să-l goliți din spate, să scanați și să distrugeți după un an.”

cel mai bun mod de a atârna pantalonii

Păstrați întotdeauna copii tipărite ale documentelor dvs. legale, cum ar fi certificatele de naștere, pașapoartele, titlurile de proprietate și cardurile de securitate socială, spune ea. „Acestea pot fi depozitate într-un seif la bancă sau într-un seif la domiciliu”, explică Lubega. „Dacă sunt acasă, acestea trebuie păstrate într-un seif rezistent la apă și ignifug, care poate fi ușor apucat și luat în caz de urgență, cum ar fi o tornadă, o inundație sau un incendiu.” Deoarece poate fi complet și costisitor să înlocuiți aceste documente, ea sugerează să investiți într-un cufăr, cum ar fi Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( 119,98 dolari, lowes.com ).

Aruncați „poșta nedorită”.

Dacă primiți orice „poșta electronică”, cum ar fi pliante sau reclame, Lubega spune că acestea pot fi de obicei reciclate imediat. 'Dacă se adresează & rezidentului actual, & apos; se poate duce! ' ea spune. „Totuși, dacă are numele și adresa dvs., ar trebui să fie mărunțite din motive de securitate.” Alte elemente de reciclat? Cupoanele sunt una, mai ales că multe pot fi găsite online.

idei simple de amenajare a terasei din beton

Treceți la digital.

După ce documentele au fost depuse pentru o anumită perioadă de timp, le puteți digitiza. Veți dori să păstrați facturile plătite, extrasele bancare, documentele ipotecare timp de aproximativ un an, în timp ce veți dori să păstrați la îndemână dosarele medicale sau informațiile fiscale timp de cinci ani. Odată ce acea perioadă de timp a trecut, Lubega spune să scaneze și să păstreze o copie digitală a acestora. 'Multe extrase lunare (cum ar fi facturile, extrasele bancare etc.) au opțiuni fără hârtie, permițând clienților să acceseze și să plătească extrase electronice', spune Lubega. „În mod similar, mulți medici & apos; cabinetele (inclusiv unii medici veterinari) au portaluri pentru pacienți care vor păstra în siguranță și dosarele și declarațiile medicale. Deoarece puteți accesa online aceste tipuri de extrase și chitanțe, veți putea să vă mențineți organizat acasă fără hârtie în exces.

Sfat profesional? Ea recomandă înregistrarea parolelor într-o carte, cum ar fi Peter Pauper Press Personal Internet Address and Password Logbook ( 7,95 dolari, amazon.com ), deoarece există o mulțime de spații pentru a nota informații confidențiale și puteți oricând să vă țineți mai degrabă decât un dispozitiv. „În timp ce aproape toate serviciile fără hârtie vă vor permite să plătiți cu un card de credit, verificați dublu pentru a vedea dacă există taxe asociate plății prin credit, mai degrabă decât o retragere directă din contul dvs. de verificare”, recomandă ea. „Acesta din urmă este aproape întotdeauna o opțiune gratuită.”

Comentarii